Get Organized Day

Volgens de internationale jaarkalender is het op 26 april 'Get Organized Day'. Dat is natuurlijk een goede aanleiding voor mijn blog deze maand.  

Op 20 maart was het in Nederland nationale opruimdag. Dan wordt vanuit de Nederlandse Beroepsvereniging voor Professional Organizers – waar ik lid van ben –  altijd extra aandacht besteed aan opruimen, met een hele opruimweek. Kennelijk staan de bedenkers internationaal en nationaal niet in contact met elkaar. Dat geeft natuurlijk niets. Hoe meer opruimdagen, hoe beter!

In deze blog deel ik 4 tips om jouw opruimdag tot een succes te maken. Ik deel er 2 voor opruimen in huis en 2 voor digitaal opruimen op je werk. Kun jij kiezen welke klus je (eerst) doet.

Opruimen in huis
Af en toe help ik ook mensen bij het opruimen van hun huis. Dat gaat vaak per kamer. We nemen de werkkamer, garage, zolder of woonkamer onder handen. Dat betekent heerlijk de handen uit de mouwen en na een halve dag een opgeruimd project.  

Twee tips zijn van belang om een opgeruimde plek ook opgeruimd te houden:

Tip 1: geef alles een vaste plek
 Als alle spullen een vaste plek hebben, maakt dat het opruimen vele malen gemakkelijker. Op de eettafel, side-table of op andere kastjes en planken slingeren vaak spullen. Dit zorgt voor een rommelig gezicht. Bovendien ben je deze spullen vaak kwijt en moet je ernaar zoeken, dat kost onnodig tijd en ergernis. Organizers noemen deze plekken 'magneetplekken'. Deze plekken hebben de neiging om vanzelf meer spullen aan te trekken. Vaak zijn het de spullen zonder vaste plek die gaan zwerven.  

Wil jij dus gaan opruimen? Begin bij deze magneetplekken. Zet enkele dozen of manden klaar voor kamers waar spullen heen moeten. Pak het bovenste voorwerp en beslis waar het thuis hoort. Bepaal welke ruimte en het liefst ook welke kast. Leg het in de doos/mand voor die ruimte. Breng het dus niet gelijk weg! Dan raak je afgeleid en komt je klus niet af. 
 
Neem het volgende voorwerp en beslis opnieuw. Ga door tot je alles verdeeld hebt over de manden/dozen. Ga nu met de doos voor kamer x naar kamer x toe en berg alles op, op een logische plaats. Enzovoort voor de volgende manden.  
 
Na het wegbrengen van al je dozen/manden ben je klaar met je magneetplek. 

Heb je veel magneetplekken en houd je niet van opruimen? Doe er dan elk dag ééntje. Stap voor stap komt jouw doel dichterbij. Creëer voor al je spullen een vaste plaats. Zowel een vaste ruimte, als een vaste plek in deze ruimte. Merk je dat je hier geen plek voor hebt, zorg dan voor extra kastruimte of beter, doe meer spullen weg naar bijvoorbeeld de kringloop.
 
Tip 2: het 10 minuten rondje
 Je huis opruimen is een ding, maar het opgeruimd houden kan ook een uitdaging zijn. Daarvoor kan het 10 minuten rondje helpen. Tijdens dit rondje, dat inderdaad maar 10 minuten hoeft te duren, berg je alle spullen op die in de loop van de dag zijn gaan zwerven. Schoenen gaan weer in het rek, tassen aan de kapstok, de krant in de krantenmand, de snoeischaar terug in de garage, de boodschappen in de voorraadkast, de tekeningen van de kinderen plak je op of leg je in een vaste mand, enz.  

 Je zult merken dat als je dit dagelijks doet, je huis altijd netjes blijft. En wat is nou 10 minuten? Het is de volgende ochtend erg fijn beneden komen als je dit elke avond doet voordat je gaat slapen. Je ruimt niet alleen de woonkamer op, maar tegelijkertijd ook je brein.

Digitaal opruimen op het werk

Tip 1: maak een digitale takenlijst
 
Heb jij ook wel eens van die dagen dat je de hele dag druk bent geweest maar niet weet waarmee precies? Of dat je van alles te doen hebt en er maar niet aan toekomt? Om in je werk doelgericht tot het uitvoeren van de juiste taken en activiteiten te komen is het van belang allereerst overzicht te hebben. Overzicht over je agenda, overzicht over je taken en liefst ook over je mailbox. Een veel gehoorde klacht tijdens mijn coachgesprekken is dat mijn klanten niet goed weten wat ze allemaal nog moeten doen en dan niet kunnen kiezen wat eerst moet en wat later kan.  
 
Wil jij eens lekker opruimen op je werk, start dan met het maken van een takenlijst. Dit mag in eerste instantie een 'long list' zijn. Een lijst waar je simpelweg alles op zet dat je nog te doen hebt, grote of kleine taken.  Als het even lukt zet je taken die bij elkaar horen bij elkaar op je lijst. Is dit voor jou lastig? Maak dan eens een mind-map voor je taken. Dat helpt met het associëren en bedenken. 

Heb je werkelijk alles wat er in je hoofd zat of op post-its over je bureau zwierf op je longlist gezet, dan is het tijd voor stap 2. Zet achter elke taak of het een deadline heeft en wat die deadline dan is. Taken zonder deadline (taken die je 'ooit' nog eens wilt doen) plaats je bij elkaar. Dit is de categorie 'someday mayby'. Vervolgens maak je een lijst voor de dag van vandaag met maximaal 7 taken erop! Maar 7? Ja echt, maximaal 7 taken. Op deze manier creëer je een lijst die behapbaar is. De kans is groter dat je het lijstje echt afmaakt en dat motiveert.

En morgen maak je gewoon een nieuw lijstje. Kijk naar je long-list, kijk wat eerst moet en zet dat bovenaan.

Tip 2: ruim je inbox op met de opschoonknop in Outlook
En dan je mailbox, waarschijnlijk niet je grootste hobby. Misschien wel een dagelijkse ergernis en enorme energie-drain. Over het opruimen van je mailbox kan ik een hele nieuwsbrief vol schrijven. Dat zal ik binnenkort dan ook weer eens doen  

Voor nu 1 praktische tip. Een vaak onbekende knop in Outlook, de 'opschoonknop'.  
 
Met deze knop kun jij alle overbodige e-mail in één keer uit je inbox verwijderen. Maar wat zijn dan overbodige e-mails? Dat zijn de mails die je dubbelop hebt door het voeren van gesprekken. Je kent het wel, jij stuurt een e-mail naar 5 collega's.
Deze collega's reageren allemaal om de beurt op jouw bericht. Iedereen reageert steeds op de laatste e-mail, er ontstaat een gesprek. Als gevolg daarvan heb je allerlei mails in je inbox die je niet nodig hebt. Want het laatste bericht bevat, als je naar beneden scrolt, ook alle voorgaande reacties.  

Door het gebruik van de opschoonknop worden deze mails weggegooid. En Outlook gaat daarbij precies te werk. Dus zat er bij bericht 1 een bijlage, dan zal hij die netjes bewaren. Maakt het gesprek ergens een splitsing doordat een collega niet op de laatste reageert, dan ziet Outlook dat en bewaart hij die mail ook. Kortom, er gaat niets teveel weg, alleen wat echt overbodig is in jouw mailbox.  
 
Je kunt kiezen om dit te testen via 'gesprek opschonen'. Ga dan op een mail uit een gesprek staan en kies voor deze knop. Gelukt en smaakt het naar meer? Kies dan voor 'map opschonen' en je hele inbox wordt opgeschoond.  

Wil jij echt eens grondig je inbox te lijf en zie je dat alleen niet zitten? Neem dan gerust contact met me op. Dan zorgen we samen voor een opgeruimde inbox met een systeem waarmee jij dit voortaan zo kunt houden.  

Independent Bookstore Day
Op de website Daysoftheyear.com las ik overigens dat het op 26 april ook 'Independent Bookstore Day' is. Een dag om jouw lokale boekhandel te steunen zodat ze overeind blijven tegen het commerciële geweld van Amazon en bol.com.  

Dus als jij niets voelt voor opruimen, maar juist nog wat extra boeken in huis  wilt, dan is dat goed om te weten. Zelf koop ik mijn boeken zoveel mogelijk lokaal omdat ik hoop dat er altijd boekwinkels zullen blijven!