Hoe zorg jij voor een opgeruimde inbox?

De hele dag door ontvang je nieuwe e-mails. Tien of twintig per dag, of misschien wel vijftig tot honderd? 

Dat zijn er veel en elke e-mail moet beoordeeld worden. Vaak geen gemakkelijke opgave. Veel mensen lopen hierin vast en berusten in het feit dat ze dan maar gewoon alles in de inbox laten staan, maar echt lekker voelt dat vaak niet.   

Misschien heb jij ooit bij mij een training gevolgd en werk jij nu met een systeem, bijvoorbeeld met categorieën of vlaggetjes. Maar misschien is het op enig moment ook wel mis gegaan met je systeem door een onverwachte ziekteperiode. Of misschien heb je een collega die kampt met een volle inbox? Dan is deze blog voor jou bedoelt! 

Ik geef je vandaag 5 belangrijkste inzichten om tot een opgeruimde inbox te komen.   

Geen zin om dit alleen te moeten doen? Dan kun je natuurlijk ook mijn hulp inschakelen via de knop onderaan deze e-mail.

Op 5: opbergen van e-mails 
Veel mensen maken onder hun postvak-in allemaal sub-mapjes om hierin mails te archiveren. Op zich niets mis mee, ware het niet dat deze lijst van mapjes meestal fors uitdijt met als gevolg dat je eindeloos aan het zoeken bent en steeds een nieuw mapje aanmaakt als je iets niet meer kunt vinden. Vaak stop je daardoor met archiveren/opruimen. 
 
Als jij hier last van hebt zou ik je willen aanmoedigen het volgende alternatief te proberen: berg al je mail op in één map! Deze map kan heten: 'mailarchief' of 'mails 2025' of gewoon 'Archief'. Voor elke mail die je op moet ruimen heb je dan nog maar 2 opties: Verwijderen of Archiveren.

Dit maakt opruimen makkelijker. Terugvinden in jouw archief doe je met de zoekfunctie. Hierin kun je zodanig filteren dat je makkelijk terug vindt wat je zoekt.   

Op 4: gebruik de functie 'groeperen' in Outlook 
Als je door je inbox scrolt kom je groepen tegen. Dit staat automatisch aan. Groepen zijn een soort tussenkopjes die je helpen overzicht te houden in je inbox. Standaard staan deze groepen op chronologie ofwel data gesorteerd. Er is een groep voor mails van vandaag, gisteren, vorige week, enz. Deze groepen kun je uit- en samenvouwen via de pijltjes of via de functietoetsen Ctrl - en Ctrl + op je numerieke deel op het toetsenbord. Zo kun je die groepen die je niet nodig hebt dichtvouwen en creëer je overzicht. 

Wil jij de groepen anders gebruiken? Sorteer je inbox dan eens op 'Van', dan krijg je per afzender een groep. Daarover lees je meer in tip 2.  

Op 3: zet alle mails van vóór 1 mei in één keer in je archief 
Ja, je leest het goed. Alles van ongeveer 2 maanden en ouder verplaats je direct naar het archief. Maak hiervoor een submap aan met de titel 'mails t/m 30 april'. De kans dat er nog iets belangrijks in zit is niet zo heel erg groot en zo wel, dan kun je erin terugzoeken. Alles wat belangrijk is, is je sindsdien hoogstwaarschijnlijk al opnieuw gestuurd. Je gaat geen kostbare tijd besteden om alle duizenden e-mails per stuk te behandelen, dat is niet te doen.

Merk op, dat de groep 'ouder dan' op dit moment (we leven nu in de maand juni) precies alle mails bevat die ouder zijn dan 1 mei. Je kunt deze dus heel gemakkelijk 'oppakken en verslepen'.

Op 2: sorteer je inbox op afzender om sneller op te ruimen 
Als je alle mails die ouder zijn dan 6-8 weken hebt weggezet, houd je er waarschijnlijk nog steeds een flink aantal over. Dan kun je deze tip gebruiken: sorteer alles op afzender.

Door je inbox op afzender te sorteren komen alle mails van dezelfde afzender bij elkaar te staan in groepen. Dit maakt het nemen van beslissingen over wat je ermee moet gemakkelijker. Je kunt hele reeksen in één keer weggooien of archiveren. Maak gebruik van de groepen, zoals je hebt gelezen in tip 4.  

Op 1: de 2 minuten regel 
Als je eenmaal de e-mails van dezelfde afzenders hebt opgeruimd ga je door met de rest opruimen. Daarbij geldt de 2 minuten regel: alles wat je binnen 2 minuten kunt doen, doe je gelijk. Een deel van je e-mails zal nog om een actie vragen. Kun je deze actie in 2 minuten doen? Dan doe je het ook gelijk en daarna verwijder of archiveer je de e-mail. Kan dat niet? Dan laat je de e-mail staan. Hierdoor blijven alleen nog de e-mails over waar jij nog wat mee moet. Deze regel is altijd toepasbaar en belangrijk. Je voorkomt zo dat je mailtjes nog een keer ziet en weer moet behandelen en je zaken dus 2 x of vaker 'in je handen' hebt.   

En dan...
Als je al deze tips toepast blijven er als het goed is steeds minder e-mails over. Wel kan het zijn dat je nog verschillende soorten mails in je inbox laat staan, maar dat wát jij ermee moet doen wel heel verschillend is: mails die jij moet lezen, mails waar jij zit te wachten tot iemand anders iets doet en die jou daaraan herinneren. 

Dan heb je nog een manier nodig om hier onderscheid in te maken. Daar zijn gelukkig ook mooie tools voor binnen Outlook. Die zal ik in een volgende nieuwsbrief behandelen. Heb jij ooit mijn training gevolgd? Dan ken je vast nog de categorieën en de vlaggetjes. Wie weet lukt het jou om dit zelf opnieuw te implementeren.

Hopelijk ervaar je in elk geval de opluchting van meer overzicht over jouw mailbox. Minder ruis, minder overbodige ballast die elke dag weer voorbij komt.   

Ik hoop natuurlijk dat jij hiermee lekker aan de slag kunt en vind het altijd leuk om te horen als dat lukt! Stuur je me dan een berichtje?  

Ennnn…. als het toch tegenvalt, weet dat je dan mijn hulp in kunt roepen. Dan doen we het samen en gaat het zeker weten lukken!  

Opgeruimde groeten,
Annelies Bouwhuis