Weer terug aan het werk!

Je bent weer terug (of bijna)! En je mag na een welverdiende vakantie weer aan het werk.
Maar oei, dat valt vaak niet mee. Voor de vakantie was er wellicht al stress, maar nu kom je terug en is de kans groot dat je binnen enkele uren je vakantiegevoel weer kwijt bent. Dat zou natuurlijk zonde zijn!  

Daarom in deze blog 3 tips over time-management die je hopelijk helpen om meer grip en controle te houden over jouw tijd en hoe jij die besteed. Want dat is de kern van time-management: keuzes maken over hoe je jouw beschikbare tijd wilt besteden. 

Er is (bijna) altijd meer werk dan er tijd beschikbaar is. Bovendien zijn mensen in het algemeen niet zo goed in plannen en realistisch inschatten hoe lang iets duurt. Dus eigenlijk is er nog meer werk dan jij denkt. Je kunt niet alles tegelijk en moet je tijd goed managen, maar hoe doe je dat?  

Tip 1: wees reëel, plan niet teveel!
Er ligt ongetwijfeld veel werk doordat je er een aantal weken niet was. Je wilt dit het liefst binnen één dag inhalen, maar dat gaat echt niet.  

Ons brein heeft de neiging onszelf te overschatten. We denken dat we heel veel kunnen in een bepaalde hoeveelheid tijd en dan ontstaat een to-do-list van 15 punten. In de praktijk kan dit helemaal niet in 1 dag, en aan het eind van dag één heb je misschien 5 dingen gedaan en ga je gedemotiveerd naar huis omdat er nog zoveel punten op je lijstje staan.  
Het is prima om een long-list te maken met alles wat er nog moet gebeuren voor je eigen overzicht. Maar maak vervolgens een kortere lijst van maximaal 7 punten -de meeste urgente-die je echt vandaag wilt doen. 
 
Bedenk je bij elke taak hoe lang je denkt dat iets duurt en reken er dan 50% bij. Dus verwacht je een half uur, dan reken je drie kwartier. Bedenk je vooraf een uur, houd dan rekening met 1,5. En gaat het bij de uitvoering toch sneller? Dan kun je altijd nog een extra taak doen van je long-list.

Tip 2: Besef dat er ook ALTIJD ad hoc taken zijn
Ad hoc taken zijn werkzaamheden die je vooraf niet bedacht had te moeten doen. Je weet nog niet dat ze er zijn als je aan het plannen bent. Maar bij de meeste banen en functies komen ze regelmatig voorbij en nemen ze veel tijd in beslag. Tijd die we vooraf eigenlijk ergens anders aan wilden besteden.

Je kunt 2 dingen doen:
- Negeer alles wat ad hoc op popt of delegeer het als je die mogelijkheid hebt. Jij focust op je vooraf geplande doelen. Moeilijk, maar wel mogelijk mits je de randvoorwaarden goed regelt om ad hoc taken te kunnen delegeren of negeren. 
 
- Houd vooraf ruimte vrij voor ad hoc zaken. Zorg dat je maximaal 60% van je tijd vooraf volgepland hebt zodat je ongeveer 40% ruimte over hebt. Dat lijkt veel maar is bij heel veel beroepen écht nodig. Deze 40% noem ik de lucht in je agenda. Deze lucht geeft letterlijk ruimte en voorkomt veel stress omdat je die tijd kunt besteden aan wat zich ad hoc voordoet op jouw werk.

Tip 3: Batch taken die gelijksoortig zijn
Het voortdurend switchen tussen taken kost veel tijd. Dus heen en weer van je inbox naar een rapport, dan weer naar de inbox, dan weer een telefoontje, en dan weer iets lezen is heel onrustig en inefficiënt. Je brein moet steeds een nieuw soort taak oppakken. Dit kost tijd en energie.  
 
Beter is het om blokken in je agenda te plannen voor gelijksoortige taken.  Bijvoorbeeld 3 x een half uur voor je e-mail in plaats van de hele dag door je inbox open en reageren op alles wat voorbij komt.  
Of plan één a twee uur leestijd, waarin je al het leeswerk doet wat je hebt liggen. Je zult merken dat met voldoende focus en concentratie je sneller en meer leest.  
Heb je een to-do-lijstje met allerlei korte taakjes (5-15 minuten taken), plan een blok van 1,5 uur waarin je alle afleiding elimineert. Telefoon op stil en uit beeld! Mailbox dicht, deur dicht en aan de slag en zie hoeveel je gedaan krijgt. 

Om het zen-gevoel van vakantie echt vast te houden adviseer ik je tussendoor regelmatig even 5 minuten rust te nemen. Kijk uit het raam, loop een ommetje, haal diep adem en denk terug aan de fijne momenten van jouw vakantie. Zo houd je dat gevoel hopelijk langer vast.