Terug van vakantie? Strategie voor je Inbox!

Help! Terug van vakantie en je mailbox puilt uit…
Dit is toch altijd een van de vervelendste dingen na je vakantie.
Voor je het weet ben je dat relaxte vakantiegevoel alweer kwijt en dringt de mailstress zich weer aan je op.

Wil jij dit jaar anders beginnen na je vakantie?

Kies dan een van onderstaande 3 strategieën.

 Optie 1: Doe 1 dag alsof je nog met vakantie bent.

•  De eerste dag na je vakantie laat je de afwezigheids-assistent aan staan.

• Je doet tegenover de buitenwereld dus of dit nog een vakantiedag is. Werk thuis als je dat niet al deed.

• Je bent nog niet bereikbaar en neemt de tijd om alle mails rustig te lezen en verwerken.

• Gooi weg wat niet meer relevant is.

• Voer uit wat je uit moet voeren.

• Stel eventueel ‘uitgesteld verzenden’ in, zodat je ontvanger niet merkt dat jij al aan het werk bent.

Aan het einde van de dag weet je precies wat er speelt op je werk en de volgende dag kun je zonder stress van de mailachterstand weer naar je werk toe.

 Optie 2: Negeer alle vakantiemail.

• Maak een submap onder je postvak IN met de titel: ‘Mail uit vakantie 2020’ en zet alle mail uit deze periode hierin.

• Wat je in deze strategie in feite doet is alle mails negeren.

• Je hebt ze ontvangen in je vakantie, je kon er toen niets mee doen en dat ga je nu ook niet doen.

• Je begint je nieuwe werkdag met een lege Inbox en een nieuwe takenlijst.

• Voor sommigen mensen is dit uitermate doeltreffend.

• Ze communiceren dit meestal wel vooraf, bijvoorbeeld in hun afwezigheids-assistent. Zo voorkom je misverstanden.

• Als je weet dat de meeste mail niet meer relevant zal zijn kun je deze methode goed toepassen. Dit verschilt uiteraard per functie.

• En mensen mailen jou opnieuw als het belangrijk is.

• Bovendien heb je altijd nog de map ‘mail uit vakantie’ waarin je in geval van nood zaken terug kunt vinden mocht dat nodig zijn.

Optie 3: De tussenvariant: filter en beken kleur.

• Doe dit voordat je werkdag echt begint. Bijvoorbeeld door vroeg te starten of de avond van te voren.

• Neem de tijd (ongeveer 1-2 uur) om alle mails te filteren.

• Alles wat je binnen 2 minuten kunt beantwoorden/verwerken doe je direct en verwijder/archiveer je.

• Geef alle belangrijke mails (waar je echt iets mee moet doen en die langer dan 2 minuten duren) een aparte categorie (kleur).

• Verwijder alle andere onbelangrijke mails.

• Daarna keer je terug naar de belangrijke mails. Plan tijd in wanneer je deze gaat verwerken.

• Let op! Vermijd dat je ze uit gaat voeren. Bekijk ze alleen met het doel te beoordelen wanneer de deadline is en hoeveel tijd je ervoor nodig hebt. Maak een planning.

• Je hebt ze in elk geval gelezen en je weet wat er speelt.

Mocht je hulp willen bij het puinruimen in je inbox? Is dit een goede gelegenheid om het eens echt grondig aan te pakken?

Dan wil je misschien mijn aanbod in overweging nemen. In enkele uren samen met mij een einde aan de chaos maken? Lijkt dat je wat?

Klik dan op de link hieronder, je komt op de contactpagina op mijn website. Ik neem dan spoedig contact met je op over de mogelijkheden. Uiteraard mag je me ook een berichtje via LinkedIn sturen of even bellen.

Veel succes met je Inbox, laat hem niet je dag en week volledig bepalen!