29 september 2020

Tijd tekort? Mijn allerbeste tip!

Ervaar jij vaak een tekort aan tijd?
En ken je dat gevoel dat je aan het eind van je werkdag moe bent, maar niet meer weet wat je nou allemaal gedaan hebt?
Waarschijnlijk ga je wat organisch te werk.
Je doet wat er op je af komt (via mail, telefonisch of op andere manieren).
Je had niet echt een plan voordat je de dag begon, toch?

Dit is heel herkenbaar! Voor mij en voor vele anderen.

Niemand heeft ons ooit geleerd hoe we ons werk kunnen organiseren.
Je hebt kennis over de inhoud, je bent een expert op allerlei gebieden maar hoe zorg je nou dat het werk ook af komt?

In mijn vorige baan was ik ambtenaar. Een baan met diverse verantwoordelijkheden, taken, aandachtsgebieden en dossiers. Een veeleisende, maar ook echt leuke functie.
Waar ik steeds weer tegenaan liep was het te kort aan tijd, het teveel aan e-mail en de te volle agenda.
Ik kwam vaak versleten thuis en ik had dan geen voldaan gevoel.

Vandaag deel ik met jullie mijn allerbeste \'truc\' om hiermee om te leren gaan.
Ik ben een aantal zaken anders gaan doen om de stress te verminderen.

Het allerbelangrijkste wat ik anders ben gaan doen is het volgende:

Ik maak tijd om te plannen, prioriteren en mijn werk te organiseren.

Ik creëer tijd in mijn agenda die heilig is, tijd die ik gebruik om niet met de inhoud van mijn werk bezig te zijn maar met de organisatie ervan. Wat ik daarvoor doe? 

• Ik blok elke werkdag een half uur voor het einde van mijn dag. Dat is meestal tussen 17:00 en 17:30. Een half uur waarin geen afspraken of andere taken terechtkomen.
• En ik blok een uur op vrijdagmiddag.

Wat doe ik in dat half uur aan het eind van elke werkdag? In elk geval deze 3 zaken:

1. Ik kijk terug op mijn werkdag en stel de volgende vragen:

Ben ik toegekomen aan mijn actiepunten?
Wat kan ik binnen 5 minuten doen? (Denk aan iets aan iemand toesturen dat je beloofde, of een vervolgafspraak inplannen in de agenda).
Hoe voelt mijn dag aan? Waar kreeg ik energie van? En waar liep ik op leeg?
Wat zou ik morgen anders willen doen?
Heb ik alle actiepunten uit verschillende afspraken belegd?

2. Ik maak een to-do-lijst voor de volgende werkda

Wat is urgent en moet gebeuren?
Heb ik daar tijd voor? Moet ik nog afspraken verplaatsen om tijd te creëren?
Is alles voor morgen voorbereid? Soms kan ik in de trein nog wat leeswerk meenemen bijvoorbeeld. Of blijkt dat er nog een locatie voor een bepaalde afspraak nodig is. Even de losse eindjes regelen, dat scheelt morgen gedoe

3. Ik herplan alle overige acties:

Dus alles wat ik die dag niet meer kan uitvoeren en ook niet morgen op mijn to-do-lijst kan komen plan ik opnieuw.
Ik stel dus prioriteiten en deelde deze ook met eventuele andere belanghebbenden. Waarom zou ik mijn manager of een collega in de verwachting laten dat ik iets ga opleveren als ik nu al zeker weet dat me dat niet gaat lukken?
Ik werk mijn overzicht bij.

Niets is zo essentieel als overzicht hebben over je taken en activiteiten. Alleen dan kun je keuzes maken en prioriteiten stellen.

Op vrijdagmiddag doe ik min of meer hetzelfde maar dan over de hele week.

Ik kijk terug:

• Ben ik toegekomen aan mijn doelen voor deze week?
• Zo nee, waarom niet? Waar is het mis gegaan?
• Wat kan ik volgende week anders doen om dit te voorkomen?
• Welke doelen moeten volgende week opnieuw gepland worden?

En ik kijk vooruit:

• Wat wil ik volgende week bereiken?
• Wat draagt bij aan mijn korte en lange termijn doelen?
• Wat staat er voor volgende week nog meer op de planning?
• Dragen deze taken en activiteiten bij aan mijn doelen?

Door je bewust met je doelen bezig te houden en hier ook op te focussen kun je jezelf uit de waan van de dag onttrekken. Je leert focussen op wat belangrijk is en wat minder belangrijk of wellicht alleen belangrijk voor een ander.

Zou jij hier mee aan de slag willen maar zie je het niet zitten om dat alleen te doen? 
Overweeg dan om het samen met mij aan te gaan. 
Samen gaan we dan zorgen dat jij voortaan toekomt aan alles wat voor jou belangrijk is!