Mijn blogs | Het nut van je to-do-lijst
En welke app gebruik jij dan voor je to-do-lijst?
Deze vraag krijg ik regelmatig van klanten, vrienden en kennissen. Daarachter schuilt ook vaak de vraag: waarom heb ik een to-do-lijst nodig?
Nut van een to-do-lijst
Voordat ik antwoord geef op de vraag welke app ik gebruik, eerst even iets meer over het nut van een to-do-lijst. Want eigenlijk maakt het niet zoveel uit wat voor lijst jij gebruikt, ALS je maar een lijst hebt.
Waarom? De gedachte daarachter is tweeledig:
De eerste reden hangt samen met de werking van ons brein. Wij mensen hebben een brein dat erg goed geschikt is voor nadenken, verbanden zien, analyseren en complexe problemen oplossen. Hier zijn we keien in. Door computers bijna niet te evenaren.Maar ons brein heeft ook minpunt: namelijk ONTHOUDEN. Daar is het niet zo goed in (en computers dan weer wel :-)).
Een belangrijke reden voor een to-do-lijst is dus zorgen dat je alles ergens opslaat en niet in je hoofd probeert te bewaren. Dat is echt zonde van de energie en zeer foutgevoelig. Probeer maar eens een boodschappenlijstje met meer dan 4-5 producten te onthouden, grote kans dat je in de supermarkt toch wat vergeet.
Ja je brein is wel te trainen, oefening baart kunst. Maar wil jij niet steeds veel tijd en energie gebruiken voor het onthouden van je taken, dan kun je ze beter aan een app of het papier toevertrouwen. Dan kun je niets vergeten en je hoofd leeg maken om na te denken. Dat geeft echt lucht!
Dat brengt me bij de tweede reden voor het gebruik van een to-do-lijst: OVERZICHT. Op het moment dat jij al je taken bijeen zet op een lijst creëer je voor jezelf overzicht over wat je nog te doen hebt. Grote kans dat je lijst langer is dan de hoeveelheid tijd die je beschikbaar hebt.
Dat betekent dat je keuzes moet maken. Wat wel en niet belangrijk is en wat eerder moet of later kan gebeuren. En juist om die keuzes te kunnen maken, heb je overzicht nodig.
Kortom: jouw to-do-lijst helpt je prioriteren en kiezen. En dat zorgt weer dat je effectiever kunt werken met meer plezier en minder stress!
Soorten to-do-lijsten
Op wat voor manier jij je lijst bijhoudt doet er eigenlijk niet toe, ALS je hem maar bijhoudt.
Als het maar een manier is die jij prettig vindt en het liefst een systeem dat je altijd in de buurt hebt. Dan kun je namelijk dingen gelijk opschrijven als ze je te binnen schieten.
Zelf maak ik gebruik van een digitale app. Het gebeurt namelijk regelmatig dat ik onderweg ben, bijvoorbeeld tijdens het wandelen, en dat me iets te binnen schiet. Mijn telefoon heb ik altijd bij me, daar kan ik het gelijk in zetten en in mijn hoofd weer los laten, heerlijk!
Maar op papier werken vinden veel mensen ook prettig. Het lijstje ligt zichtbaar naast je (overzicht) en je kunt er lekker op doorstrepen als je iets afrond. Ook fijn!
Wel belangrijk, zorg voor 1 vaste plek, dus een vast notitieblok of 1 vaste app. Je taken bijhouden op 3 verschillende plaatsen is niet zo handig, dan is de kans groot dat je toch je overzicht weer verliest.
Dus heb jij nog allerlei losse briefjes, post-it\'s, of andere plekken? Begin dan door ze bijeen te vegen en 1 lijst te maken. Je zult zien dat dit ruimte geeft om keuzes te maken.
En welke app kies ik dan?
Er zijn vele vele soorten app\'s om je taken in bij te houden, bijvoorbeeld: Tasks in Outlook (de vlaggetjes), Trello, Todoist, Things (voor Apple gebruikers aan te raden). Ze zijn allemaal goed en doen wat ze moeten doen, een slechte keuze is er bijna niet. Ik heb er meerdere uitgeprobeerd. De taken in Outlook werken goed voor mensen in een werksituatie waar een groot deel van het werk zich in en rondom de mailbox afspeelt. Trello is zeer dynamisch en super mooi vorm te geven. Je kunt hier ook samen met andere aan lijsten werken, dat kan ook handig zijn.
Goed, dan nu eindelijk antwoord op de vraag, welke app ik gebruik voor het bijhouden van mijn taken :-).
Zelf heb ik gekozen voor Todoist. Deze app is simpel, je kunt hem op alle platforms gebruiken en is erg overzichtelijk. Er is een gratis versie waarmee je prima uit de voeten kunt.
Maar het allerbelangrijkste is dus niet welke app of wijze je kiest, maar DAT je een manier gebruikt die bij jou past en die jij fijn vindt. En geef jij de voorkeur aan een papieren versie? Kies dan een mooi notitieboekje of iets dergelijks, één waarvan je blij wordt als je ernaar kijkt.
En tot slot, misschien nog wel het aller belangrijkste: zorg dat je je systeem onderhoudt. Gebruik je systeem (app of papier) dagelijks en werk het steeds bij. Dan ga je erop vertrouwen en kun je in je hoofd echt alles los laten.
